Bezpieczeństwo i ochrona danych w aplikacji MyIB

1. Kto odpowiada za dane

• Szkoła jest administratorem danych osobowych uczniów, rodziców i nauczycieli, które trafiają do aplikacji.
• MyIB przetwarza te dane w imieniu szkoły i wyłącznie na jej polecenie, jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Dane firmy znajdziesz w polityce prywatności.
• Umowę powierzenia przetwarzania danych przekazujemy na prośbę szkoły, przed rozpoczęciem pilotażu. Napisz na kontakt@myib.pl albo umów demo.

2. Gdzie działa aplikacja

• Interfejs aplikacji (app.myib.pl) i strona myib.pl to pliki statyczne serwowane przez Vercel Inc. W tej warstwie nie są zapisywane dane uczniów.
• Serwer API (server.myib.pl) i baza danych PostgreSQL działają w kontenerach Docker na serwerze VPS. Tu są przechowywane wszystkie dane aplikacji. Dostawcę i lokalizację serwera wskazujemy w umowie powierzenia.
• E-maile aplikacji (zaproszenia, reset hasła, przypomnienia o terminie wyboru) są wysyłane przez zewnętrzny serwer SMTP dostawcy usług e-mail (patrz punkt 9).

3. Szyfrowanie i kopie zapasowe

• Komunikacja z myib.pl, app.myib.pl i server.myib.pl odbywa się przez HTTPS (TLS). Nagłówek HSTS wymusza w przeglądarce połączenie szyfrowane.
• Hasła nie są przechowywane w postaci jawnej – zapisujemy wyłącznie ich skróty bcrypt. Linki z zaproszeniami są przechowywane tylko jako skróty SHA-256.
• Serwer API ustawia nagłówki bezpieczeństwa (m.in. Content-Security-Policy, X-Frame-Options, nosniff) i przyjmuje zapytania tylko z dozwolonych domen (CORS).
• Szyfrowanie danych w spoczynku oraz zasady kopii zapasowych bazy danych (częstotliwość, okres przechowywania, miejsce) opisujemy w umowie powierzenia.

4. Konta i logowanie

• Konta zakłada administrator szkoły – ręcznie albo importem z pliku CSV. Plik jest najpierw sprawdzany bez zapisu, a import wykonuje się w całości albo wcale.
• Nowa osoba dostaje e-mail z jednorazowym linkiem do ustawienia hasła, ważnym 72 godziny.
• Logowanie odbywa się loginem lub adresem e-mail i hasłem. Sesja to podpisany token ważny domyślnie 12 godzin, po tym czasie trzeba zalogować się ponownie.
• Reset hasła wymaga kodu wysłanego na adres e-mail przypisany do konta.
• Limity prób logowania, resetu hasła i wysyłki formularzy utrudniają zgadywanie haseł i nadużycia.
• Logowanie przez SSO (np. Google, Microsoft) nie jest obecnie dostępne.

5. Role i uprawnienia

• Uczeń – składa i zmienia swój wybór przedmiotów (do zamknięcia wyboru) i widzi historię swoich wyborów.
• Rodzic – widzi wybory dziecka, z którym jego konto jest powiązane.
• Nauczyciel (opiekun grupy) – widzi postęp i wybory uczniów swojej grupy, dodaje komentarze do wyborów.
• Administrator szkoły (np. koordynator DP) – konfiguruje przedmioty i reguły wyboru, zarządza kontami, widzi statystyki, raporty i rejestr zmian.
• Operator MyIB (superadministrator) – zakłada szkoły w systemie i udziela wsparcia technicznego.

Dane każdej szkoły są od siebie oddzielone: serwer sprawdza rolę użytkownika i jego przynależność do szkoły przy każdym zapytaniu, a nie tylko w interfejsie.

6. Jakie dane przechowujemy i po co

Aplikacja nie zbiera ocen, numerów PESEL, adresów zamieszkania ani numerów telefonów uczniów. Nie używa Google Analytics ani innych narzędzi analitycznych, śledzących czy reklamowych.

7. Przechowywanie i usuwanie danych

• Wpisy rejestru zmian są przechowywane domyślnie przez 3 lata. Starsze wpisy usuwa automatyczne, codzienne zadanie; okres można dostosować do zasad szkoły.
• Administrator szkoły może usuwać konta użytkowników swojej szkoły.
• Usunięcie szkoły z systemu usuwa kaskadowo wszystkie jej dane w bazie: przedmioty, grupy, wybory, komentarze, przypomnienia, rejestr zmian i przypisania kont do szkoły.
• Po zakończeniu współpracy dane szkoły zwracamy (eksport) i usuwamy w terminie określonym w umowie powierzenia – dotyczy to także kopii zapasowych.

8. Eksport danych

• CSV: statystyki przedmiotów (z grupami poniżej minimum), lista uczniów i przedmiotów grupy, rejestr zmian.
• PDF: raport dla dyrekcji z podsumowaniem wyborów. Lista uczniów bez kompletnego wyboru trafia do raportu tylko wtedy, gdy administrator ją zaznaczy.
• Uczeń widzi w aplikacji historię swoich wyborów (prawo dostępu, art. 15 RODO).

9. Podprzetwarzający

Aktualną listę podprzetwarzających przekazujemy razem z umową powierzenia. O planowanych zmianach informujemy szkołę z wyprzedzeniem (art. 28 ust. 2 RODO).

10. Zgłaszanie problemów bezpieczeństwa

Podatności i podejrzenia incydentów zgłaszaj na security@myib.pl. O naruszeniu ochrony danych dotyczącym szkoły informujemy ją bez zbędnej zwłoki (art. 33 ust. 2 RODO).